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邮件入门手册

电子邮件算是互联网最古老的应用了,已经形成了礼仪甚至文化。不过在谈到礼仪之前,还是要先谈用法。国内由于qq强大的地位,以至于邮件的使用场合很多都被qq取代了,所以一部分童鞋很少使用邮件,也就不怎么会使用邮件。然而IM终究还是不能取代邮件,就像社交网络不能取代IM一样。最近国外有些新产品让邮件更易用,更像一款社交产品,算是历史的进步吧~:) 不过在更易用的邮件到来之前,先看看老古董要如何使用吧。

邮件的好处

先看邮件比IM优势的地方。

1. 自己不需要马上回复

多好的一件事啊!作为程序员,总算不需要总是被qq的提醒打断自己的思路了。我可以选择一个合适的时间,想清楚,然后再回复邮件。而不需要直接应付对方qq上发来一个问题,然后讨论来讨论区,窗口关掉了,之前在干什么也忘记了。打断是效率的大敌,为什么程序员喜欢晚上干活?因为不会有人打扰。不过我还是希望有规律的作息时间的,所以,最好白天不要打扰我,除非事情非常紧急,一般情况下给我发邮件吧~

2. 不要求对方马上回复

同理,我要找某人某件事,如果用qq或者电话,会直接打断他手头的工作,也许一个绝妙的idea就此消失了,多不好意思!于是我选择给他发一封邮件,他有时间就会来看一下,并回复我,于是我的心理就踏实多了。这样也十分礼貌。在qq上抖人是多么一件令人发指的事啊!

3. 历史记录可查,附件不会丢失

qq不提供服务器端的历史记录。也就是说我用手机就看不到历史记录了,而且qq的历史记录不方便搜索,注意是不方便,不方便是一件很可怕的事,比不能还可怕。邮件的记录是可以很容易的搜索的,这样我想起来什么东西,直接在邮件界面的搜索框搜索就好了,不需要找到那个人的头像,点开聊天记录,点击搜索,或者向前不断的翻页。
另外,很多人喜欢在qq上抖一下,然后对我说,给你传一个文件。我承认qq的发送文件、离线文件做的用户体验很好,但我接受到文件之后,常常过一阵子找不到那个文件了。我可以在操作系统中搜索,哦天哪,慢的要命,还需要找一些其他的工具才足够方便。如果用邮件的附件呢?我可以直接搜索附件,然后重新下载一次。那个文件永远在那里不会丢失,而我也可以看完附件之后就删掉,免的电脑里的文件乱七八糟。
除此之外,我可以轻易的把这个文件转发出去,这样其他人也变的很容易获得这个文件了。

4. 写邮件鼓励深度思考,想好了再说

qq上常常出现冗长的对话,说一句话,解释好多句,于是因为说的人没想清楚,听的人也被迫花同样的时间来等待对方把事情说清楚。当然用来交流感情挺不错,但是涉及到协作和效率,这时候发邮件就效率的多。说的人可以把事情从前到后想清楚在发出来,听的人一眼就看明白了,然后经过一番思考再回复过去。因为这一切都不是实时的,给了人更多的自由和空间。

邮件的基本使用

说了这么多好处,我想你一定打算改变你凡事都qq的习惯了。下面有一些基本技巧,或许你还不了解。

1. 抄送

什么是抄送!?我从前也一直不理解这个问题。直到我去实习,才深深体会到抄送的意义所在。我打算给A发送一个邮件,希望A回复我,可是A偏偏觉得我是一个实习生,爱理不理的,于是我就把发送给A的邮件抄送一份给他的主管B。主管B会收到这封邮件,同时也会看到收件人是A,抄送意味着B只需要看一眼这封邮件就好了,应该由A来处理。这时候B发现A居然偷懒没有处理这封邮件,于是他就回复邮件:请A尽快处理!然后我的事就给办了。
多微妙的一个功能啊!当然上面只是举了一个比较极端的例子。一般来说,收件人是希望对方回复这封邮件,或采取行动,而抄送的人则是让你看一眼,我们在谈论这件事,你也可以参与进来,或者直接删掉这封邮件。这样区分一下,邮件就会更有针对性。
Web邮件端在渐渐淡化这个功能,因为对于普通用户一般用不着,但如果打算用gmail来协同办公,这个概念还是比较重要的,在邮件的详细信息栏可以看到。

2. 过滤器

我常常看到童鞋的收件箱里塞了100多封未读邮件,然后觉得他居然可以活到现在,我还在给他发邮件,太牛逼了。事实上,各大邮箱都考虑到这个问题,并提供过滤器。你可以在设置里找到过滤器,并设置来自某个地址的邮件放置到某个文件夹,或者打上某个标签。对于一些不太重要的订阅邮件、广告邮件,可以选择跳过收件箱,这样有闲情逸致就去看看那个文件夹下是不是有新邮件了,忙的时候就可以放心的不理会,收件箱也不会被打扰。
过滤器设置的时候可以勾选上“应用到历史邮件”,就会把符合过滤规则的邮件都从收件箱过滤到对应的文件夹。
对于一些每次变换邮件地址的垃圾邮件,过滤器可以设置的更强一些,例如将包含”@some.com”关键词的邮件都过滤掉。很多为了防止spam识别,会不断变换邮件地址,例如从service+1212@some.com下次变成了service+1000@some.com,这样你把前一个邮件地址顾虑了,下一次又不能过滤掉了。所以干脆过滤所有的。

3. 邮件群组和邮件列表

经常需要给很多人发邮件。比较普遍的一种方式是,建立一个google group,然后向群组的邮件地址发送邮件,这样所有人就都可以收到了。邮件列表也可以,就是你在联系人里自己建立一个文件夹之类的东西,然后给这个文件夹下所有人发邮件,这样地址栏会出现很多人的名字。嗯……你说qq群邮件?那玩意不遵循邮件协议,用客户端居然收不到,如果你打算躺在腾讯的温室里过一辈子,就去用吧。不过qq邮箱本身做的还是很不错的,这点不可否认。
邮件列表就会遇到reply和reply to all 的问题。回复邮件如果选择reply,就会回复给发件人,这样其他人都收不到,如果是打算像跟帖一样回复的话,结果恐怕就变成私信了。私信的结果是,两个人发的很high,结果其他人啥都不知道,于是一些信息就莫名其妙miss掉了,这在讨论一些事情问题会很严重。那怎么跟帖呢?就是reply to all。
一般来讲在小团队里reply to all 问题不大,发来发去也就那么一些邮件。团队一大,reply to all就会涉及到一些邮件礼仪的问题了,因为那些你抄送的不想干的人也会被一起卷入到一个大讨论中,收件箱就一直被这个大讨论占据着。所以,回复邮件的时候细心一点,be considerate.

邮件与qq的关系

讨论了半天,我们有qq了,但是我们还是需要邮件,同时,我们也需要qq。因为一些急事emergency,qq还是要来的快一些。所以我整天挂在q上,纵然ubuntu下的web qq用起来有时候让我有砸电脑的冲动。邮件适合需要思考的讨论,IM适合快速的信息交换。要说区别看起来不大,也仅仅是“看起来”不大。为什么不用gtalk?嗯,我的gtalk也是整天在线的,而且gtalk的聊天记录和邮件放在一起,非常方便查找。可惜要说服别人放弃qq是一件很难的事,因为他也要说服他的好友一起放弃,impossible啊。